Negli Stati italiani del XVI secolo tali segretari avevano la responsabilità del governo centrale dell’amministrazione pubblica.
Essi erano scelti direttamente dal Principe tra i propri consiglieri e fiduciari.
Nel ducato di Milano, ai tempi di Ludovico il Moro (1494-1500) vennero nominati Segretari di Stato con competenza per gli affari politici, per la giustizia, le finanze e per gli affari ecclesiastici.
Emanuele Filiberto di Savoia chiamato Testa di Ferro (1553-80) ebbe tre Segretari di Stato: quello che si occupava degli affari esteri, quello per gli affari interni e la guerra.
Francesco I di Toscana (1574-87) individuò un primo segretario ed altri due segretari, con diverse competenze, esterne ed interne, senza divisioni per materie.
Al di sotto dei Segretari di Stato vi erano gli organi collegiali e individuali, con uffici permanenti (centrali e periferici) ed una fitta rete di funzionari, impiegati e subalterni